7 goede gewoontes voor managers in een lerende organisatie

Published by Steven Warmoes, on 14/04/2011

In een lerende organisatie wordt continu geleerd om de organisatie proactief te transformeren. Het gaat hier niet alleen om het leren door individuen maar ook en vooral over het leren door allerlei “organen” in de organisatie. Deze organen zijn niet alleen de klassieke hiërarchische afdelingen, maar ook projectteams, werkgroepen, procesgroepen, gebruikersgroepen, communities of practice… Elk van deze organen heeft een manager of een coördinator, en deze heeft ook als verantwoordelijkheid dat zijn orgaan effectief bijleert om zichzelf te transformeren.

Wie aan een lerende organisatie denkt, denkt doorgaans aan een passende cultuur. En een cultuur omvat een aantal goede gewoontes. Wat zijn nu de voornaamste goede gewoontes voor een manager?

1. Stel vragen. Zelfs al heeft de manager zelf veel kennis, dan is het gevaarlijk als mensen voor hun antwoorden vooral bij de chef komen. Enerzijds is het door de verschillende leidinggevende taken die een manager heeft moeilijk om de tijd te vinden om alles te weten, en zeker om het beter te weten. Anderzijds zorgt de beslissingsautoriteit van een chef er vaak voor dat medewerkers zich ingedekt voelen als ze doen wat de chef gezegd heeft. En de kennis van de chef in vraag stellen ligt vaak gevoelig. Antwoorden aan de chef vragen vermindert dan ook de leerverantwoordelijkheid van de medewerkers. Om het leren te bevorderen is het meer aangewezen dat de chef  zijn kennis gebruikt om via het stellen van vragen de medewerker zelf doet nadenken en het antwoord te leren ontdekken. Of om de medewerker in contact te brengen met experten aan wie ze de vragen kunnen stellen. Wie de manager kent is dus belangrijker dan wat hij kent.
2. Betrek meerdere mensen bij vraagstukken. Bij moeilijke problemen is het essentieel om voorafgaand mensen te zoeken die analoge problemen hebben ontmoet, om hen te vragen waar kritische punten zitten. Ook bij belangrijke tussenresultaten en het voorlopig eindresultaat zijn dergelijke revisies interessant, niet alleen voor diegene die het probleem moet oplossen, maar ook voor diegene wiens advies gevraagd is. In een lerende organisatie heeft geen enkele expert de definitieve waarheid, hoeveel kennis en ervaring die ook heeft. Iedereen kan dus aan iedereen vragen stellen.  Iets in vraag stellen is er een uiting van interesse, niet van persoonlijke kritiek.
3. Stimuleer leren via een gedeelde visie. Als mensen de visie kennen waar hun orgaan en hun organisatie naar toe gaat, dan zijn ze ook meer bewust van de ontbrekende kennis, en waar ze hun leerprioriteiten best leggen. De manager heeft dus een belangrijke taak om die visie over te dragen. Maar een visie is nooit af. Meer nog, elke medewerker kan vanuit zijn eigen ervaringen en inzichten ideeën hebben over de nodige of interessante transformaties. Een gedeelde visie is dus iets wat continu gecreëerd wordt in de groep.
4. Zorg voor stimulerende feedback. Als mensen geen duidelijke en snelle feedback krijgen over de kwaliteit van hun resultaten, dan is het voor hen moeilijker om uit eigen beweging bij te leren. In een lerende organisatie is het resultaat altijd dubbel: de directe output, maar ook wat er geleerd is, i.h.b. uit fouten. Ook hier is het interessant om meerdere mensen te betrekken voor het bepalen van de “lessons learned”. Onnodig te zeggen dat een cultuur waar schuldigen gezocht worden mensen aanzet om zich in te dekken, en te verantwoorden eerder dan openlijk te zoeken naar betere antwoorden.
5. Stimuleer externe netwerken. Niet alleen binnen het eigen orgaan zijn er interessante mensen. Contacten zoeken  buiten de eigen groep en organisatie om ervaringen uit te wisselen, vragen te stellen, elkaar te betrekken bij revisie draagt bij tot het leren.
6. Verdeel de kennistaken over de medewerkers zoals het creëren en klasseren van documentatie, het netwerken, het opleiden, het coachen van nieuwe medewerkers, het reviseren… De affiniteit voor elk van deze taken verschilt nogal sterk van mens tot mens, en in een goed team is er een mix.
7. Zorg voor goede systemen. Dat zijn niet alleen goede ICT systemen om samen te werken, te communiceren, op te zoeken… maar ook managementsystemen waarbij medewerkers tijd krijgen voor het bovenstaande, waar bijdragen aan het collectief leren positief geëvalueerd wordt, waar teamprestaties beloond worden, waar gepromoveerd worden op basis van verdienste…

Een lerende organisatie is dus geen “aanlerende organisatie” of “teaching organisation”.  De hierboven beschreven gewoontes maken duidelijk dat  vorming en opleiding niet volstaan. Zonder die gewoontes riskeert men een cultuur waar de organisatie bij monde van de opleiders de kennis eenzijdig bepaalt en overdraagt, en zo de eigen verantwoordelijkheid van individuen en teams ondermijnt om zelf uit alle omstandigheden te leren.